FACELESS FORCES / ARBEITSBLATT FÜR SCHWEIZER KMU

Wo lohnt sich KI
in Ihrem Betrieb?

Ein Ablauf. Ein überschaubarer Test. Eine bessere Entscheidung.

Keine Anmeldung. Keine Übermittlung. Eingaben werden nicht gespeichert.

Wählen Sie einen wiederkehrenden Vorgang, den Sie wirklich kennen. Bearbeiten Sie das Blatt gemeinsam mit einer Person, die diese Arbeit ausführt. Ziel ist nicht, einen KI-Einsatz zu rechtfertigen, sondern den sinnvollsten nächsten Schritt zu finden.

1. Den Ablauf konkret machen

Unternehmen / BereichVerantwortliche Person / Datum

Welcher Vorgang? Vom Auslöser bis zum Ergebnis.Wer liefert welche Informationen? Wer nutzt das Ergebnis?

2. Eine Ausgangsbasis messen

Notieren Sie Werte aus einigen echten Vorgängen. Falls Sie etwas nur schätzen, kennzeichnen Sie es.

Vorgänge pro WocheAktive Bearbeitungszeit pro Vorgang

Welche Rückfragen, Fehler oder Verzögerungen treten auf?

Grobe Kapazitätsschätzung: Vorgänge × eingesparte Minuten ÷ 60 = mögliche Stunden pro Woche. Prüfaufwand, Ausnahmen und Wartung abziehen. Das ist keine Umsatz- oder Einspargarantie: frei werdende Zeit muss sinnvoll nutzbar sein.

3. Die einfachste passende Lösung wählen

Erst Struktur: Zuständigkeiten, Informationen oder Arbeitsschritte sind noch unklar.Klassische Automatisierung: Der Vorgang folgt überwiegend eindeutigen Regeln und festen Datenfeldern.KI als Unterstützung: Texte oder unstrukturierte Informationen müssen eingeordnet oder entworfen werden; ein Mensch kann das Ergebnis prüfen.Individuelle Anwendung: Die vorhandenen Systeme passen nicht gut zum Arbeitsablauf und brauchen eine geeignete Verbindung oder Oberfläche.Warum ist diese Richtung sinnvoller als die einfachere Alternative?

4. Voraussetzungen und Grenzen klären

Die benötigten Daten sind verfügbar, ausreichend verlässlich und dürfen für den vorgesehenen Zweck verwendet werden.Die zuständige Person hat Datenzugriff, Anbieter, Speicherorte und Freigaben geprüft.Es ist klar, welche Ergebnisse ein Mensch vor einer Folgeaktion prüft.Bei Fehlern lässt sich der Test stoppen und der bisherige Ablauf weiterführen.Eine Person übernimmt Betrieb, Rückfragen und die Entscheidung über Erweiterungen.

Offene Punkte zuerst klären. Keine vertraulichen Kunden-, Personal- oder Betriebsdaten ohne passende Freigabe in einen Test laden. Für rechtliche oder sicherheitskritische Fragen ist eine konkrete fachliche Prüfung nötig.

5. Den ersten Test begrenzen

Was wird getestet – und ausdrücklich noch nicht automatisiert?

Verantwortlich / BeteiligteTestumfang / Auswertungsdatum

Woran erkennen wir eine Verbesserung? Was prüfen wir zusätzlich auf Qualität?Bei welchem Fehler oder Aufwand stoppen wir?

Entscheidung nach dem TestWeiterführen – der Nutzen ist belegt und der Betrieb geklärt.Anpassen – die Idee hilft, aber ein konkreter Punkt muss verbessert werden.Stoppen – kein ausreichender Nutzen oder nicht vertretbarer Aufwand.